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Abrechnungen

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Im Bereich Abrechnungen können auf Basis der definierten Kostensatzung automatisch Abrechnungen zu Einsätzen und Aufwandsentschädigungen für Mitglieder erzeugt und weiterverarbeitet werden.

Einsätze bewerten/abrechnen

In der Regel wird die Bewertung, ob ein Einsatz kostenpflichtig ist oder nicht, nicht direkt von der Feuerwehr entschieden, sondern auf Ebene der jeweiligen Verwaltung. Im Einsatzbericht wird daher lediglich ein „Vorschlag“ dokumentiert. Eine letztendliche Bewertung, ob es sich um einen kostenpflichtigen Einsatz handelt oder nicht, wird im Modul Abrechnung durchgeführt. Unabhängig davon, ob die Abrechnung auf Basis der Satzung wirklich im FWportal genutzt wird

Um einen Einsatz zu bewerten bzw. abzurechnen, klicke auf die Schaltfläche Einsatz bewerten/abrechnen.

Im folgenden Dialog wählst du einen Einsatz aus, den du bewerten möchtest. Hier werden nur Einsätze angezeigt, welche noch nicht bewertet wurden und den Freigabeprozess komplett durchlaufen haben. Es dient damit direkt als Arbeitsliste noch zu bewertender Einsätze. Bei Auswahl eines Einsatzes werden die von der Feuerwehr erfassten Anmerkungen zur Abrechnung angezeigt und der Einsatz kann als „nicht kostenpflichtig“ oder „kostenpflichtig“ bewertet werden.

Wenn der Einsatz als kostenpflichtig bewertet wird, werden automatisch sämtliche relevanten Positionen aus der Kostensatzung mit den im Einsatzbericht gepflegten Daten (Fahrzeuge, Inventar, Verbrauchsmaterial, Personal) abgeglichen und entsprechend der Abrechnungseinheiten definierte Kosten als Vorschlag in die Abrechnung überführt. Auch der Einsatzbericht als PDF, sowie der im Einsatzbericht ggf. dokumentierte Verursacher wird als Empfänger für die Abrechnung übernommen. Die Abrechnung kann jetzt individuell verändert werden. Es können Abrechnungspositionen geändert, gelöscht und hinzugefügt werden. Auch die Basisdaten wie Anschriften oder für den Abrechnungsprozess relevante Referenzkennungen können individuell verändert werden.

Sofern Vorlagen für die Abrechnung hinterlegt sind, kannst du diese über die Schaltfläche Dokument erzeugen mit den Detaildaten aus der Abrechnung zusammenführen. Dafür müssen in der entsprechenden Vorlage im Word (DOCX) Format entsprechende Platzhalter definiert werden. Eine Übersicht der vorhandenen Platzhalter findest du im Bereich „Stammdaten -> Dokumentvorlagen“.

Jede Abrechnung kannst du mittels Status verfolgen, um jederzeit eine Übersicht über deine aktuellen Abrechnungen zu erhalten.

Aufwandsentschädigung abrechnen

Um Aufwandsentschädigungen für Mitglieder zu erzeugen, klicke auf die Schaltfläche Aufwandsentschädigung abrechnen. Im folgenden Dialog wähle den Abrechnungszeitraum (Startdatum und Zeitraum) sowie die entsprechende Mitgliedsreferenz.

Hinweis: Wenn du bei der Mitgliedsreferenz den Wert „Alle“ auswählst, werden automatisch für alle Mitglieder, für die im ausgewählten Zeitraum Aufwandsentschädigungen nach definierter Satzung anfallen, entsprechende Abrechnungen erzeugt.

Mit Anlage der Abrechnung werden alle Stammdaten wie Name, Adresse, Bankverbindung automatisch aus den Mitgliedsdaten übernommen und alle abrechnungsrelevanten Positionen aus den Diensten, Einsätzen und Funktionen erzeugt. Die Abrechnung kann jetzt individuell verändert werden. Es können Abrechnungspositionen geändert, gelöscht und hinzugefügt werden. Auch die Basisdaten wie Anschriften oder für den Abrechnungsprozess relevante Kreditorennummern können individuell verändert werden.

Sofern Vorlagen für die Abrechnung hinterlegt sind, können diese über die Schaltfläche Dokument erzeugen mit den Detaildaten aus der Abrechnung zusammengeführt werden. Dafür müssen in der entsprechenden Vorlage im Word (DOCX) Format entsprechende Platzhalter definiert werden. Eine Übersicht der vorhandenen Platzhalter findest du im Bereich „Stammdaten -> Dokumentvorlagen“.

Jede Abrechnung kannst du mittels Status verfolgen, um jederzeit eine Übersicht über deine aktuellen Abrechnungen zu erhalten.

Batchprozesse

In der Übersicht der Abrechnungen können verschiedene Prozesse, die du jederzeit innerhalb der einzelnen Abrechnung manuell ausführen kannst , automatisiert werden.

Klicke dazu auf die Schaltfläche Batchprozesse und führe die gewünschte Aktion aus. Der ausgewählte Batchprozess wird auf alle aktuell selektieren Abrechnungen angewendet. Sofern der Batchprozess für die aktuelle Selektion nicht durchgeführt werden kann, wird eine zugehörige Fehlermeldung angezeigt, die entsprechende Hilfestellung bietet.

Prozess Beschreibung
Dokumente erzeugen Für den ausgewählten Abrechnungstyp werden auf Basis der ausgewählten Vorlage die Abrechnungsdokumente im Hintergrund erzeugt.
Status wechseln Für den ausgewählten Status wird ein Statuswechsel zum nächsten möglichen Status durchgeführt.
Download Dokumente Es werden alle Dokumente der ausgewählten Abrechnungen als ZIP Datei heruntergeladen.