Bedarfsabfragen

Im Bereich Bedarfsabfragen kannst du Lehrgangsbedarfsabfragen erzeugen oder Anfragen von übergeordneten Dienststellen sehen und bearbeiten. Grundsätzlich sind die Bedarfsabfragen hierarchisch zu sehen und insbesondere dafür gedacht. Beispiel: Gemeinde/Stadt bzw. Landkreis stellt Bedarfsabfrage für alle untergeordneten Dienststellen, um die Bedarfe transparent und zusammengefasst darzustellen.

Eigene Bedarfsabfragen erzeugen / definieren

Um eine Bedarfsanfrage an die untergeordneten Dienststellen zu erstellen, klicke in der Übersicht auf die Schaltfläche Abfrage anlegen. Es können Grundinformationen wie die Bezeichnung, das Abgabedatum und weitere Bemerkungen definiert werden. Die Bedarfsabfrage wird jetzt im Status „in Vorbereitung“ erzeugt und ist nur auf Ebene der eigenen Dienstelle sichtbar.

Wenn du die Bedarfsabfrage öffnest, kannst die Abfrage detailliert konfigurieren und einzelne Lehrgänge in die Bedarfsabfrage aufnehmen. Sollten Lehrgänge unterschiedlich angeboten werden (z.B. Gruppenführer Teil 1 und Teil 2 einzeln oder getrennt) kannst du Lehrgänge auch mehrfach auswählen und die Kurzbemerkung entsprechend anpassen. In den Bemerkungen können zusätzlich kurze Informationen mitgeteilt werden, die beim Ausfüllen der Abfrage lehrgangsbezogen angezeigt werden.

Die Auswahl eines Lehrgangs kann über eine bereits vorhandene Vorlage in deiner Dienststelle oder direkt ausgewählt werden. Die Auswahl eines Lehrgangs ist aber keine Pflicht. Theoretisch lassen sich Abfragen auch komplett Freitext über die Kurzbemerkung definieren.

Ist die Definition der Abfrage vollständig, kannst du diese über die Schaltfläche Abfrage veröffentlichen an alle untergeordneten Dienststellen freigeben.

Die Ansicht der Lehrgangsbedarfsabfrage ändert sich jetzt und es werden Ihnen alle in der Hierarchie untergeordneten Dienststellen mit einem Status angezeigt. Du hast die volle Transparenz, welche Dienststellen die Abfrage bereits beantwortet haben (grün hinterlegt) und welche nicht (rot hinterlegt). Auch kannst du in der Hierarchie nach unten alle Bedarfsabfragen einzeln einsehen.

Die Abfragen müssen jetzt auf allen untergeordneten Ebenen beantwortet und freigegeben werden.

Beispiel: Klassisches Beispiel ist die Lehrgangsabfrage auf Ebene des Landkreises. Hierbei werden automatisch für die untergeordneten Städte/Gemeinden sowie auch für die Feuerwehrdienststellen jeweils einzelne Abfragen erzeugt. Jede Ebene muss die kumulierten Werte für die nächste Ebene freigeben.

Bedarfsabfragen beantworten / auswerten

Sind dir von einer übergeordneten Dienststelle Lehrgangsbedarfsabfragen gestellt worden, siehst diese auch in der Übersicht. Wenn du die Bedarfsabfrage öffnest, siehst du die abgefragten Lehrgänge, zu denen die Anzahlen liefern musst. Wenn du in der Tabelle auf die Schaltfläche Bedarf melden / überschreiben klickst, öffnet sich ein Dialog, in dem du die jeweilige Anzahl für diesen Lehrgang eingeben kannst. Sofern in der Abfrage ein Lehrgang ausgewählt ist und in deinen Mitgliedsdaten Lehrgangsbedarfe gepflegt sind, werden diese hier zur Unterstützung angezeigt.

Hast du alle Werte für die Bedarfsanfrage gepflegt, können diese über die Schaltfläche Abfrageergebnis freigeben an die nächst höhere Dienststelle (z.B. Stadt/Gemeinde) übergeben werden.

Auf der übergeordneten Dienststellenebene (z.B. Stadt/Gemeinde) werden die einzelnen Abfrageergebnisse gesammelt und können vor der Freigabe, sofern nötig, nochmal übersteuert werden.

Sind alle Lehrgangsbedarfsabfragen in der Hierarchie beantwortet, stehen die Ergebnisse direkt in der Übersicht zur weiteren Auswertung zur Verfügung. Über die Schaltfläche Export können die Ergebnisse auch als Excel-Dokument exportiert und weiterverarbeitet werden.