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Aufgaben

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byJens Hogeback
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Die einfachste Form von Prozessen sind Aufgaben.
Komplexe Prozesse lassen sich im Prozessmodul abbilden. Informationen dazu findest du hier.

Zum Starten einer Aufgabe ist die Berechtigung „Aufgaben starten“ nötig. Sollte diese Berechtigung fehlen, wende dich bitte an deinen Dienststellenleiter.

Tipp: Mithilfe einer Benutzerrolle für alle aktiven Mitglieder kann dieses Recht unkompliziert allen Mitgliedern zugewiesen werden. Siehe auch: Benutzerrollen

Im  Menü Aufgaben / Prozesse gelangt man in die Übersicht. Hier lässt sich über den Button „Neu“ eine neue Aufgabe starten. Es gibt zwei Arten von Aufgaben:

  1. Aufgabe – Eine einfache Aufgabe

  2. Aufgabe mit Kontrolle – Eine Aufgabe die nach Durchführung wieder zum Ersteller zurückkommt und von diesem abgeschlossen wird.

  • Wähle als Erstes die Dienststelle, für die die Aufgabe erzeugt werden soll. Hier sind alle Dienststellen wählbar für die du entsprechende Berechtigungen besitzt.
  • Aufgaben können sowohl für einzelne Mitglieder, als auch für Benutzergruppen erzeugt werden. Dies wird im zweiten Feld ausgewählt. Aufgaben an Benutzergruppen gelten als erledigt, sobald ein Mitglied aus der gewählten Benutzergruppe die Durchführung bestätigt hat.
  • Optional kann ein Termin gesetzt werden. Abgelaufene Termine werden in der Aufgabenübersicht rot dargestellt.
  • Ebenfalls Optional kann eine Kategorie eingetragen werden um Aufgaben ggf. zu gruppieren. Es kann ein Freitext eingegeben werden. Das FWportal unterstützt dich, in dem es bereits verwendete Kategorien deiner Dienststelle vorschlägt.
  • Die Kurzbezeichnung ist der Aufgabentitel. Dieser wird in Benachrichtigungen und Übersichten benutzt.
  • Im Feld „Bemerkung“ kannst du die Aufgabe beschreiben.
  • Im Reiter „Dateianlagen“ hast du die Möglichkeit Dokumente und Dateien an die Aufgabe anzuhängen.
  • Durch Klick auf „Start“ wird die Aufgabe angelegt. Der/Die gewählte Benutzer/Benutzergruppe erhält nun eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe. Beachte: Wenn du eine Aufgabe für dich selbst erstellst, bekommst du keine Benachrichtigung.