Sichtbar mit Modulberechtigung „Administrator (volle Rechte)“.
In den Stammdaten – Dokumentvorlagen lassen sich Dateivorlagen für die unterschiedlichen Bereiche (z.B. Ausbildung, Abrechnung, etc.) hinterlegen. Die Vorlagen, welche selbst gestaltet werden können, werden dazu genutzt, Daten aus dem FWportal in strukturierter Form zu exportieren und sehr individuelle Dokumente zu erzeugen.
Die Vorlagen sind für die jeweiligen Bereiche nach Vorlagengruppen und Vorlagentypen gekennzeichnet, um in den jeweiligen Bereichen eine klare Zuordnung für die Nutzung machen zu können.
Eine detaillierte Dokumentation, wie diese genutzt werden, erhältst du in den jeweiligen Bereichsbeschreibungen.
Hinweis: Beispieldokumente zu jeder Vorlage befinden sich im öffentlichen FWportal Ordner im FWshare.
Vorlagen für den Bereich Satzung / Abrechnung
Dokumenttyp „Abrechnung (Einsatz)“
Diese Vorlagen können bei Abrechnungen von Einsatzberichten genutzt werden. Es sind nur Dateien im Word-Format (DOCX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…). Folgende Platzhalter kannst du verwenden, um Informationen aus dem FWportal in die Vorlage zu übergeben.
[table id=6 /]
Tabellen
Positionen von Tabellen werden in der Wordvorlage auf Basis des „Alternativtext“ für die Tabelle erkannt und mit den Informationen aus dem FWportal ersetzt.
| Identifikation Tabelle | Beschreibung |
| TabellePositionenAlle | Diese Tabelle führt alle einzelnen Abrechnungspositionen als einzelne Zeile mit den Informationen Bezeichnung, Menge, Summe (einzeln), Summe (gesamt) auf. |
| TabellePositionenAlleMinuten | Wie TabellePositionenAlle nur mit Ausgabe von Minuten anstelle Stunden. |
| TabellePositionenZusammenfassung | Diese Tabelle führt alle einzelnen Abrechnungspositionen als einzelne Zeile mit den Informationen Bezeichnung, Menge, Summe (einzeln), Summe (gesamt) auf. Identische Abrechnungspositionen für die Personalabrechnungen werden dabei bei identischer Menge zusammengefasst. |
| TabellePositionenZusammenfassungMinuten | Wie TabellePositionenZusammenfassung nur mit Ausgabe von Minuten anstelle Stunden. |
Dokumenttyp „Abrechnung (Mitglied)“
Diese Vorlagen können bei Abrechnungen von Aufwandsentschädigungen genutzt werden. Es sind nur Dateien im Word-Format (DOCX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…). Folgende Platzhalter kannst du verwenden, um Informationen aus dem FWportal in die Vorlage zu übergeben.
[table id=7 /]
Tabellen
Positionen von Tabellen werden in der Wordvorlage auf Basis des „Alternativtext“ für die Tabelle erkannt und mit den Informationen aus dem FWportal ersetzt.
| Identifikation Tabelle | Beschreibung |
| TabellePositionenAlle | Diese Tabelle führt alle einzelnen Abrechnungspositionen als einzelne Zeile mit den Informationen Datum, Bezeichnung, Menge, Summe auf. |
Vorlagen für den Bereich Ausbildung
Dokumenttyp „Excel-Vorlage“
Diese Vorlagen können beim Export der Lehrgangsteilnehmerdaten genutzt werden. Es sind nur Dateien im Excel-Format (XLSX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…).
Die Excel-Vorlage wird vom FWportal entsprechend mit den Lehrgangsdaten gefüllt. Tabellenblatt 1 mit Lehrgangsinformationen, Tabellenblatt 2 mit den zugehörigen Teilnehmerdaten.
Diese beiden ersten Tabellenblätter können als Datenbasis für weitere, von Ihnen, individuell gestaltete Tabellenblätter dienen (z.B. Anmeldeliste, Namensschilder, etc…).
Die Datenstrukturen werden hier nicht detailliert beschrieben und sollten im Beispieldokument, welches sich im öffentlichen FWportal Ordner im FWshare befindet, selbsterklärend sein.
Dokumenttyp „Lehrgangsbescheinigung“
Diese Vorlagen können bei der Erzeugung von Lehrgangsbescheinigungen genutzt werden. Es sind nur Dateien im Word-Format (DOCX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…). Folgende Platzhalter kannst du verwenden, um Informationen aus dem FWportal in die Vorlage zu übergeben.
[table id=5 /]
Dokumenttyp „Zeugnis“
Diese Vorlagen können bei der Erzeugung von Lehrgangszeugnissen genutzt werden. Es sind nur Dateien im Word-Format (DOCX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…). Die Platzhalter sind identisch wie in der zuvor genannten Lehrgangsbescheinigung.
Dokumenttyp „Begleitkarte“
Diese Vorlagen können bei der Erzeugung von Lehrgangsbegleitkarten genutzt werden. Es sind nur Dateien im Word-Format (DOCX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…). Die Platzhalter sind identisch derer in der zuvor genannten Lehrgangsbescheinigung.
Beispiel: Mit der Begleitkarte kannst du eine schriftliche Bestätigung vom Lehrgangsteilnehmer einfordern, dass dieser zum Lehrgangsbeginn sämtliche Teilnahmevoraussetzungen erfüllt.
Dokumenttyp „Lehrgangsinformation“
Diese Vorlagen können bei der Erzeugung von Lehrgängen genutzt werden. Es sind nur Dateien im Adobe Acrobat-Format (PDF) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…). Dieses Dokument dient lediglich als Information und lässt kein Füllen von außen zu.
Beispiel: Mit den Lehrgangsinformationen können lehrgangsspezifische Merkblätter, Lehrgangsinhalte, Abläufe zentral gespeichert und als Download für alle Teilnehmer am Lehrgang hinterlegt werden.
Vorlagen für den Bereich “Einsatz”
Dokumenttyp „Arbeitgeberbescheinigung“
Diese Vorlagen kannst du bei der Erzeugung von Arbeitgeberbescheinigungen nutzen. Es sind nur Dateien im Word-Format (DOCX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc…). Folgende Platzhalter kannst du verwenden, um Informationen aus dem FWportal in die Vorlage zu übergeben.
[table id=4 /]
Vorlagen für den Bereich „Mitglied“
Dokumenttyp „Dokument (Mitglied)“
Diese Vorlagen kannst du bei der Erzeugung von beliebigen Dokumenten für Mitglieder nutzen. Es sind nur Dateien im Word-Format (DOCX) zulässig. Die Vorlagendatei kannst du individuell gestalten (z.B. offizieller Briefkopf, etc.). Folgende Platzhalter kannst du verwenden, um Informationen aus dem FWportal in die Vorlage zu übergeben.
Tipp: Wir empfehlen bei Dokumenten, die vor dem abschließenden Druck noch bearbeitet und ergänzt werden müssen (z.B. Ehrungsanträge) das Erzeugen von Word-Dateien. Diese sind leichter zu bearbeiten.
[table id=2 /]