Status / Prozesse

Im Ausbildungsmodul durchläuft jeder Lehrgang einen vorgegebenen (teils konfigurierbaren) Prozess. Von der Anlage des Lehrgangs und die initiale Platzvergabe bis hin zur Durchführung und Druck der Dokumente. Mit Prozess ist in diesem Fall ein Statuswechsel des Lehrgangs gemeint. Jeder Statuswechsel löst intern automatische Funktionen/Benachrichtigungen aus. Der Status eines Lehrgangs bestimmt auch die Funktionen die von den entsprechenden Anwendern genutzt werden können.

Statusübersicht

Status „Planung“

Der Lehrgang ist nur für die Dienstelle sichtbar, die den Lehrgang angelegt hat und damit anbietet. Alle untergeordneten Dienststellen können den Lehrgang und entsprechend zugewiesenen Plätze noch nicht sehen.

Status „Vergabe“

Der Lehrgang und die entsprechend zugeordneten Lehrgangsplätze sind jetzt für alle untergeordneten Dienststellen sichtbar und können (müssen) von diesen weiter verteilt (Hierarchie nach unten z.B. Gemeinde an Ortswehren) oder zurückgegeben (Hierarchie nach oben z.B. Ortswehr zurück an Gemeinde oder Gemeinde zurück an Landkreis) werden. Weiter ist es hier möglich, Lehrgangsteilnehmer für die zugewiesenen Plätze anzumelden oder vorzumerken.

Status „offen“

Freie Lehrgangsplätze sind jetzt für jeden sichtbar und können von jeder Dienststelle im Windhund-Prinzip „gezogen“ werden. In diesem Schritt wird das Ziel verfolgt, nicht belegte Plätze nach Ablauf der Anmeldefrist an alle untergeordneten Dienststellen freizugeben. Dies hilft den Lehrgang möglichst voll auszulasten zu können.

Durchführung

Der Lehrgang ist gestartet und Lehrgangsplätze können nur noch vom Anbieter verändert werden.

Abgeschlossen

Der Lehrgang ist abgeschlossen und Zeugnisse und Lehrgangsbescheinigungen können vom Anbieter erzeugt werden. Ein nachträgliches Ändern der Noten ist nicht mehr möglich.

Dokumente freigegeben

Wie abgeschlossen, nur dass auch die Dienststellen/Teilnehmer die Zeugnisse und Lehrgangsbescheinigungen exportieren können. Der Export auf Ebene der Dienststellen / Teilnehmer enthält auf Wunsch (konfigurierbar) ein Wasserzeichen.

Prozessschritte

Lehrgang anlegen (Status Planung)

Ein neuer Lehrgang wird in der Lehrgangsplanung oder Lehrgangsübersicht entweder aus einer Vorlage oder ohne Vorlage erstellt.

Die Lehrgangsplätze werden automatisch angelegt und stehen initial auf der „anbietenden Dienststelle“. Weitere Plätze können dem Lehrgang individuell hinzugefügt werden. Die Lehrgangsplätze werden nun an die nächste Hierarchiestufe nach unten verteilt.

Vergabeprozess Lehrgangsplätze (Status Vergabe)

Ist die Planungsphase für den Lehrgang abgeschlossen, erfolgt eine automatische Benachrichtigung an alle Dienststellen, dass Ihnen Plätze zugewiesen wurden, die Sie weiter verteilen bzw. Teilnehmer anmelden müssen.

Im Vergabeprozess sind jetzt insb. die Dienststellen am Zug, die Plätze den Hierarchiestufen entsprechend nach unten (z.B. verteilen von Gemeindeebene auf Ortsebene) oder nach oben (zurückgeben von Plätzen, weil diese nicht besetzt werden können) zu verteilen und entsprechend Teilnehmer anzumelden. Bei jedem Dienststellenwechsel eines Platzes werden die entsprechenden Dienststellen benachrichtigt.

12.3.2.3 Offene Vergabe (Status Offen)

Vom Anbieter wird zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. Anmeldefrist abgelaufen (wird entsprechend farblich in der Lehrgangsübersicht angezeigt)) manuell der Vergabeprozess beendet (Schaltfläche Vergabe abschließen im Lehrgang). Der Lehrgang geht jetzt in den Prozess „offene Vergabe“ über.

Alle Lehrgangsplätze auf denen keine Teilnehmer angemeldet wurden (Teilnehmer vormerken reicht nicht), werden der Dienststelle entzogen und erhalten den Status Frei. Alle Dienststellen erhalten eine Benachrichtigung über freie Plätze in diesem Lehrgang. Freie Plätze können jetzt direkt von den Dienststellenverantwortlichen gesehen und gezogen bzw. Teilnehmer angemeldet werden.

Lehrgangsdurchführung

Vom Anbieter wird zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. kurz vor Lehrgangsstart) manuell die offene Vergabe beendet (Schaltfläche Offene Vergabe abschließen im Lehrgang) und der Lehrgang geht in den Status „Durchführung“. Auch hier werden jetzt alle Lehrgangsplätze auf denen keine Teilnehmer angemeldet wurden den Dienststellen entzogen. Eine weitere Änderung an den Lehrgangsplätzen ist jetzt nur noch dem Anbieter möglich.

Die Teilnehmer des Lehrgangs sollten jetzt feststehen und es kann (sofern gewünscht und hinterlegt) die Excel – Vorlage exportiert werden, um unterschiedlichste Listen z.B. Anmeldelisten, Beurteilungslisten, etc. zu drucken. Zur Nutzung der Excel-Vorlage müssen diese in den Stammdaten – Dokumentvorlagen hinterlegt sein.

Lehrgang abschließen

Bei Lehrgangsende trägt der Anbieter die entsprechenden Noten / Punkte bei den Teilnehmern ein. Dies kann über zwei Wege erfolgen. Entweder einzeln über die Schaltfläche Detail am Lehrgangsplatz oder über die Schaltfläche Editieren im Lehrgang. Hier öffnet sich ein neues Fenster und man kann in Tabellenform, die entsprechenden Daten für die Teilnehmer gesamt pflegen.

Auch ein Teilnehmerstatus muss hier gesetzt werden. Kommt ein Teilnehmer trotz Anmeldung nicht zum Lehrgang oder scheidet währenddessen aus, kann dies ebenso markiert werden, wie ein Nachreichen von Lehrgangsvoraussetzungen (Erste Hilfe / G26, etc.).

Nach Pflege der entsprechenden Bewertung wird vom Anbieter der Lehrgang abgeschlossen (Schaltfläche Lehrgang abschließen im Lehrgang). Auf Basis der Bewertung und der ausgewählten Vorlagen für Lehrgangsbescheinigungen und Zeugnisse ist es jetzt möglich, die entsprechenden Dokumente exportieren und zu drucken (Schaltfläche Export im Lehrgang bzw. Detailschaltfläche am Lehrgangsplatz).

Beim Abschluss werden die folgenden Schritte automatisch ausgeführt:

a) Lehrgangszuweisung am Teilnehmer:

Ist ein Teilnehmer mit Referenz zu einem im FWportal gepflegten Mitglied angemeldet worden, erhält das Mitglied automatisch einen Lehrgangseintrag. Dies geschieht jedoch nur, wenn der Teilnehmerstatus auch wirklich aussagt, dass der Teilnehmer den Lehrgang besucht hat (Teilnehmerstatus Abgeschlossen bzw. nicht Vollständig abgeschlossen). Ein Angemeldeter aber nicht erschienener Teilnehmer erhält keinen Eintrag.

Ist der Lehrgang nicht vollständig abgeschlossen (Nachliefern der Bescheinigung über einen Erste-Hilfe-Lehrgang, Lehrgangstag nachholen, etc.), wird der Lehrgang vorerst mit dem Status nicht bestanden dem Mitglied hinzugefügt. Liefert er die Daten nach und wird im Nachhinein auf den Teilnehmerstatus abgeschlossen gesetzt, wird das automatisch im System aktualisiert.

b) Benachrichtigung der Dienststellen:

Alle Dienststellen erhalten über Ihre angemeldeten Teilnehmer eine Benachrichtigung, ob und wenn ja wie Sie den Lehrgang abgeschlossen haben.

c) Freie Lehrgangsplätze:

Freie Lehrgangsplätze erhalten den Status „nicht besetzt“. Dies ist für zukünftige Auswertungen wichtig. Über die Statusinformation des Lehrgangsplatzes und des Teilnehmers sind detaillierte Auswertungen möglich. Auch dienststellenbezogene Auswertungen über die Verwertung von Lehrgangsplätze sind damit möglich.

Dokumente freigeben

Wenn gewünscht, kann vom Anbieter auch der Zugriff auf die Dokumente (Zeugnis, Lehrgangsbescheinigung) freigegeben werden. An der Lehrgangsverknüpfung des Mitglieds sind dann die Dokumente abrufbar. Die Dienststellen erhalten beim Export auf Wunsch (konfigurierbar) allerdings immer ein PDF mit einem Wasserzeichen. Einsicht in die Bewertung Ihrer Mitglieder erhalten die Dienststellen bereits beim Abschluss des Lehrgangs, wenn Sie die Detaildaten Ihres Teilnehmers aufrufen.