Digitale Mitgliederverwaltung

Mehr Übersicht - Weniger Papierkram

Die digitale Mitgliederakte ersetzt die traditionelle, in Papierform geführte Personalakte oder aufwändige Excel-Listen. Mit ihr rufen personalverantwortliche Führungskräfte jederzeit alle relevanten Informationen ab. Sie verschlankt administrative Prozesse und erleichtert die Personalarbeit.

Organisationsstruktur

Alle Mitglieder an einem Ort

Alle Informationen an einem Ort

Mitgliederverwaltung

Frei konfigurierbare Zugriffsrechte

Verwalte individuell für jeden Benutzer die Zugriffsrechte auf die Mitgliederdaten. Jeder Benutzer kann in jeder Dienststelle sowohl mit lesenden, als auch mit schreibenden Rechten ausgestattet werden.

Benutzerrollen

Es können individuelle Rollen angelegt und damit Berechtigungen gesteuert werden. So können z.B. alle ausgebildeten Gruppenführer das Recht bekommen Einsatzberichte anzulegen.

Benutzerrollen

Verwalte deine Mitglieder mit FWportal

In einer Personalakte, egal ob digital oder auf Papier, werden alle für die Mitgliedschaft relevanten Daten gespeichert. Was darunter fällt ist in jeder Dienststelle anders geregelt, aber grundsätzlich gehören folgende Inhalte in die Mitgliedsakte:

FWportal bietet euch die Möglichkeit all diese Informationen zentral und schnell zugänglich abzulegen. Aufwändige Abgleiche verschiedener Datenstände und nerviger Papierkram entfallen.

Einsicht in die Personalakte durch die Mitglieder

Jedes Mitglied hat das Recht auf Einblick in seine Personalakte. Archivieren die Führungskräfte der Feuerwehr die Daten in Form einer digitalen Mitgliedsakte, kann dies bequem am PC oder mit dem Smartphone erledigt werden. Falls die Akten nur in Papierform oder nur als Excel-Tabelle auf dem Rechner des Verantwortlichen vorliegen, muss der Zugang erst aufwändig ermöglicht werden.

Moderne Software-Lösungen zur Mitgliederverwaltung wie FWportal verfügen über ein Berechtigungskonzept, mit dem du deinen Mitgliedern genau den Zugriff geben kannst, den sie benötigen. Bestimme zum Beispiel, dass Mitglieder jederzeit Zugriff auf die über sie gespeicherten Daten erhalten sollen. Personalverantwortliche Führungskräfte erhalten Zugriff auf die ihnen unterstellten Mitglieder und andere Funktionsträger wiederum nur auf die für sie relevanten Daten.

Digitale Mitgliederakte und Datenschutz

Jede Organisation ist dazu verpflichtet, die Personalakte vor Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Verwaltest du deine Mitgliederdaten elektronisch, müssen die Server und Rechner, auf denen die Dokumente gespeichert werden, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Das ist ohne professionelle Unterstützung im Heim-Umfeld kaum möglich.

Bei FWportal nehmen wir Datenschutz sehr ernst und sind dabei datenschutzkonform gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Wir sichern die Daten unserer Kunden auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Europa. Zusätzlich werden alle Datenbanken täglich gesichert. Mittels starken, verschlüsselten Passwörtern und einem durchdachten Rollen- und Berechtigungskonzepts schützen wir eure Daten vor unerlaubtem Zugriff. Die Feuerwehrverwaltungssoftware enthält weitere Sicherungsmaßnahmen und wir stellen die Verbindungen zu euch stets SSL-verschlüsselt her.

FWportal - Die Online Feuerwehrverwaltung

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