Digitale Mitgliederverwaltung

Mehr Übersicht - Weniger Papierkram

Die digitale Mitgliederakte ersetzt die traditionelle, in Papierform geführte Personalakte oder aufwändige Excel-Listen. Mit ihr rufen personalverantwortliche Führungskräfte jederzeit alle relevanten Informationen ab. Sie verschlankt administrative Prozesse und erleichtert die Personalarbeit.

Organisationsstruktur

Alle Mitglieder an einem Ort

  • Organisationsstruktur darstellen
    Auch komplexe Organisationsstrukturen bilden wir im FWportal übersichtlich ab. Definiere eigene Abteilungen, Dienststellen, Einheiten und Standorte für deine Mitglieder.
  • Den Überblick behalten
    Ordne Mitglieder verschiedener Dienststellen oder Abteilungen individuellen Gruppen zu und behalte den Überblick über die gesamte Organisation.
  • Einfacher Datenaustausch
    Egal ob kleine Ortswehr oder ganze Gemeindestrukturen. Gebe Informationen schnell, konsistent und sicher an Kreisausbildung, andere Dienststellen oder Verbände weiter.

Alle Informationen an einem Ort

  • Persönliche Daten
    Von der Anschrift bis zur Telefonnummer, alle wichtigen Informationen sind hier zusammengefasst verfügbar.
    Mitgliedschaften, auch in mehreren Dienststellen, sind übersichtlich dargestellt.
  • Lehrgänge, Beförderungen, Ehrungen
    Alle Ereignisse des Mitglieds werden hier gespeichert. Urkunden und Lehrgangszeugnisse werden direkt am Mitglied abgelegt. Bei Integration unseres Lehrgangssystems sogar vollautomatisch!
  • Führerscheine, Ausweise, Dateianhänge
    Abgelaufene Fahrerlaubnis, verpasste Verlängerung von Dienstausweisen... ... Nicht mehr mit FWportal! Informationen hier ablegen und rechtzeitig erinnern lassen.
Mitgliederverwaltung

Frei konfigurierbare Zugriffsrechte

Verwalte individuell für jeden Benutzer die Zugriffsrechte auf die Mitgliederdaten. Jeder Benutzer kann in jeder Dienststelle sowohl mit lesenden, als auch mit schreibenden Rechten ausgestattet werden.

Benutzerrollen

Es können individuelle Rollen angelegt und damit Berechtigungen gesteuert werden. So können z.B. alle ausgebildeten Gruppenführer das Recht bekommen Einsatzberichte anzulegen.

Benutzerrollen

Verwalte deine Mitglieder mit FWportal

In einer Personalakte, egal ob digital oder auf Papier, werden alle für die Mitgliedschaft relevanten Daten gespeichert. Was darunter fällt ist in jeder Dienststelle anders geregelt, aber grundsätzlich gehören folgende Inhalte in die Mitgliedsakte:

  • Persönliche Daten (Name, Vorname, Geburtsort, Geburtsname, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität)
  • Kontaktdaten (Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummern, weitere Kommunikationsdaten)
  • Mitgliedschaftsdaten (aktuelle, vergangene, Doppelmitgliedschaften) und Dienstzeiten
  • Funktionen
  • Dienstgrade und Beförderungen
  • Besuchte Lehrgänge und Fortbildungen (inkl. Ergebnissen)
  • Ehrungen und Auszeichnungen
  • Gruppenzugehörigkeiten
  • Bankverbindungen (z.B. bei Fördervereinen, um Mitgliedsbeiträge einziehen zu können)
  • Führerscheine (mit Daten zum Ablauf und letzter Vorlage)
  • Ausweise (Jugendgruppenleiter, Dienstausweis, Vollzugsbeamte)
  • Kontaktpersonen (Angehörige, Erziehungsberechtigte, Arbeitgeber)
  • Ereignisse (besondere Ereignisse, Gespräche, Termine)
  • Untersuchungsergebnisse (G26.3, G25, Impfungen, Einstellungsuntersuchungen)

FWportal bietet euch die Möglichkeit all diese Informationen zentral und schnell zugänglich abzulegen. Aufwändige Abgleiche verschiedener Datenstände und nerviger Papierkram entfallen.

Einsicht in die Personalakte durch die Mitglieder

Jedes Mitglied hat das Recht auf Einblick in seine Personalakte. Archivieren die Führungskräfte der Feuerwehr die Daten in Form einer digitalen Mitgliedsakte, kann dies bequem am PC oder mit dem Smartphone erledigt werden. Falls die Akten nur in Papierform oder nur als Excel-Tabelle auf dem Rechner des Verantwortlichen vorliegen, muss der Zugang erst aufwändig ermöglicht werden.

Moderne Software-Lösungen zur Mitgliederverwaltung wie FWportal verfügen über ein Berechtigungskonzept, mit dem du deinen Mitgliedern genau den Zugriff geben kannst, den sie benötigen. Bestimme zum Beispiel, dass Mitglieder jederzeit Zugriff auf die über sie gespeicherten Daten erhalten sollen. Personalverantwortliche Führungskräfte erhalten Zugriff auf die ihnen unterstellten Mitglieder und andere Funktionsträger wiederum nur auf die für sie relevanten Daten.

Digitale Mitgliederakte und Datenschutz

Jede Organisation ist dazu verpflichtet, die Personalakte vor Einsicht durch unbefugte Dritte zu schützen. Verwaltest du deine Mitgliederdaten elektronisch, müssen die Server und Rechner, auf denen die Dokumente gespeichert werden, den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Das ist ohne professionelle Unterstützung im Heim-Umfeld kaum möglich.

Bei FWportal nehmen wir Datenschutz sehr ernst und sind dabei datenschutzkonform gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Wir sichern die Daten unserer Kunden auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Europa. Zusätzlich werden alle Datenbanken täglich gesichert. Mittels starken, verschlüsselten Passwörtern und einem durchdachten Rollen- und Berechtigungskonzepts schützen wir eure Daten vor unerlaubtem Zugriff. Die Feuerwehrverwaltungssoftware enthält weitere Sicherungsmaßnahmen und wir stellen die Verbindungen zu euch stets SSL-verschlüsselt her.

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