Abrechnungen

Im Bereich Abrechnungen können auf Basis der definierten Kostensatzung automatisch Abrechnungen zu Einsätzen und Aufwandsentschädigungen für Mitglieder erzeugt und weiterverarbeitet werden. Des weiteren ist eine manuelle Abrechnung unabhängig von Einsätzen und Personal möglich.

Einsätze bewerten/abrechnen

In der Regel wird die Bewertung, ob ein Einsatz kostenpflichtig ist oder nicht, nicht direkt von der Feuerwehr entschieden, sondern auf Ebene der jeweiligen Verwaltung. Im Einsatzbericht wird daher lediglich ein „Vorschlag“ dokumentiert. Eine letztendliche Bewertung, ob es sich um einen kostenpflichtigen Einsatz handelt oder nicht, wird im Modul Abrechnung durchgeführt. Unabhängig davon, ob die Abrechnung auf Basis der Satzung wirklich im FWportal genutzt wird.

Um einen Einsatz zu bewerten bzw. abzurechnen, klicke auf die Schaltfläche „+Einsatz bewerten/abrechnen„.

Im folgenden Dialog wählst du einen Einsatz aus, den du bewerten möchtest. Hier werden nur Einsätze angezeigt, welche noch nicht bewertet wurden und den Freigabeprozess komplett durchlaufen haben. Es dient damit direkt als Arbeitsliste noch zu bewertender Einsätze. Bei Auswahl eines Einsatzes werden die von der Feuerwehr erfassten Anmerkungen zur Abrechnung angezeigt und der Einsatz kann als „nicht kostenpflichtig“ oder „kostenpflichtig“ bewertet werden.

Wenn der Einsatz als kostenpflichtig bewertet wird, werden automatisch sämtliche relevanten Positionen aus der Kostensatzung mit den im Einsatzbericht gepflegten Daten (Fahrzeuge, Inventar, Verbrauchsmaterial, Personal) abgeglichen und entsprechend der Abrechnungseinheiten definierte Kosten als Vorschlag in die Abrechnung überführt. Auch der Einsatzbericht als PDF, sowie der im Einsatzbericht ggf. dokumentierte Verursacher wird als Empfänger für die Abrechnung übernommen. Die Abrechnung kann jetzt individuell verändert werden. Es können Abrechnungspositionen geändert, gelöscht und hinzugefügt werden. Auch die Basisdaten wie Anschriften oder für den Abrechnungsprozess relevante Referenzkennungen können individuell verändert werden.

Sofern Vorlagen für die Abrechnung hinterlegt sind, kannst du diese über die Schaltfläche „Dokument erzeugen„ mit den Detaildaten aus der Abrechnung zusammenführen. Dafür müssen in der Word-Vorlage (DOCX-Format) entsprechende Platzhalter definiert werden. Eine Übersicht der vorhandenen Platzhalter findest du im Bereich „Stammdaten -> Dokumentvorlagen“. Für Einsatz Abrechnungen nutze den Vorlagen Typ: Abrechnung (Einsatz).

Jede Abrechnung kannst du mittels Status verfolgen, um immer eine Übersicht über deine aktuellen Abrechnungen zu erhalten.

Aufwandsentschädigung abrechnen

Um Aufwandsentschädigungen für Mitglieder zu erzeugen, klicke auf die Schaltfläche „+Aufwandsentschädigung„ abrechnen. Im folgenden Dialog wähle den Abrechnungszeitraum (Start- und Enddatum des abzurechnenden Zeitraums) sowie die entsprechende Mitgliedsreferenz.

Hinweis: Wenn du bei der Mitgliedsreferenz den Wert „Alle“ auswählst, werden automatisch für alle Mitglieder, für die im ausgewählten Zeitraum Aufwandsentschädigungen nach definierter Satzung anfallen, entsprechende Abrechnungen erzeugt.

Mit Anlage der Abrechnung werden alle Stammdaten wie Name, Adresse, Bankverbindung automatisch aus den Mitgliedsdaten übernommen und alle abrechnungsrelevanten Positionen aus den Diensten, Einsätzen und Funktionen erzeugt. Die Abrechnung kann jetzt individuell verändert werden. Es können Abrechnungspositionen geändert, gelöscht und hinzugefügt werden. Auch die Basisdaten wie Anschriften oder für den Abrechnungsprozess relevante Kreditorennummern können individuell verändert werden.

Sofern Vorlagen für die Abrechnung hinterlegt sind, können diese über die Schaltfläche Aktion = „Dokument erzeugen„ mit den Detaildaten aus der Abrechnung zusammengeführt werden. Dafür müssen in der entsprechenden Vorlage im Word (DOCX) Format entsprechende Platzhalter definiert werden. Eine Übersicht der vorhandenen Platzhalter findest du im Bereich „Stammdaten -> Dokumentvorlagen“. Für Aufwandsentschädigung nutze den Vorlagen Typ: Abrechnung (Mitglied).

Jede Abrechnung kannst du mittels Status verfolgen, um immer eine Übersicht über deine aktuellen Abrechnungen zu erhalten.

Manuelle Abrechnung

Um Abrechnungen auf Basis der definierten Kostensatzung aber unabhängig von Einsätzen und Personal zu erstellen klicke auf die Schaltfläche „+Manuelle Abrechnung„. Im dem sich öffnenden Dialogfenster definierst du den Zeitraum der Abrechnung und wählst im Dropdown Feld Adresse (Stammdaten – Adressverwaltung) den Rechnungsempfänger aus. Mit der Schaltfläche „Sichern“ wird die Manuelle Abrechnung angelegt.

In den Details der manuellen Abrechnung können die Daten über die Schaltfläche „Ändern“ beliebig abgeändert werden. Bitte beachte das Änderungen nur diese eine manuelle Abrechnung betrifft. Adressen die unter den Stammdaten-Adressverwaltung angelegt wurden werden nicht geändert. Über die Schaltfläche „+ Position hinzufügen“ kannst du jetzt Abrechnungspositionen aus der Kostensatzung übernehmen. Alle Daten (Bezeichnung, Preis) können beim hinzufügen beliebig angepasst werden und haben keinen Einfluss auf die tatsächlich hinterlegte Kostensatzung.

Sofern Vorlagen für die Abrechnung hinterlegt sind, können diese über die Schaltfläche Aktion = „Dokument erzeugen„ mit den Detaildaten aus der Abrechnung zusammengeführt werden. Dafür müssen in der entsprechenden Vorlage im Word (DOCX) Format entsprechende Platzhalter definiert werden. Eine Übersicht der vorhandenen Platzhalter findest du im Bereich „Stammdaten -> Dokumentvorlagen“. Für Manuelle Abrechnungen nutze den Vorlagen Typ: Abrechnung (Dienststelle).

Über die Schaltfläche Status ändern kann der Abrechnungsstatus geändert werden, um immer eine Übersicht über deine aktuellen Abrechnungen zu erhalten.

Hinweis: Falls Abrechnungen in der Übersicht nicht aufgeführt werden kontrolliere ob die Filterkriterien aus den Dropdown Feldern im oberen Bereich die Anzeige ausschließen.

Aktionen

In der Übersicht der Abrechnungen können verschiedene Prozesse, die du jederzeit innerhalb der einzelnen Abrechnung manuell ausführen kannst, automatisiert werden.

Klicke dazu auf die Schaltfläche Aktionen und führe die gewünschte Aktion aus. Die ausgewählte Aktion wird auf alle aktuell selektieren Abrechnungen angewendet. Sofern die Aktion für die aktuelle Selektion nicht durchgeführt werden kann, wird eine zugehörige Fehlermeldung angezeigt, die entsprechende Hilfestellung bietet.

Prozess	Beschreibung
Dokumente erzeugen	Für den ausgewählten Abrechnungstyp werden auf Basis der ausgewählten Vorlage die Abrechnungsdokumente im Hintergrund erzeugt.
Status wechseln	Für den ausgewählten Status wird ein Statuswechsel zum nächsten möglichen Status durchgeführt.
Download Abrechnungsdokumente (PDF)	Es werden alle Dokumente der ausgewählten Abrechnungen als ZIP Datei heruntergeladen.
Abrechnung löschen	Ausgewählten Abrechnungen werden gelöscht.