Lehrgangsplanung

In der Übersicht Lehrgangsplanung kannst du neue Lehrgänge anlegen und es sind alle Lehrgänge aufgeführt die sich aktuell noch im Status „Planung“ befinden. Lehrgänge im Status Planung sind noch nicht im System zur Platzvergabe sichtbar. Die Übersicht stellt daher den Zeitraum der initialen Lehrgangsplanung / Platzvergabe z. B.: Anfang des Jahres für deine Dienststelle dar. Weitere detailliertere Informationen zum Thema Lehrgangsstatus haben wir hier aufgeführt -> Status/Prozesse.

Über die Schaltfläche „+Lehrgang anlegen“ kannst du einen neuen Lehrgang, entweder mit Unterstützung aus einer Vorlage oder ohne, erzeugen. Beim Anlegen eines Lehrgangs müssen Grundinformationen, wie z.B. eine Referenz auf den angebotenen Lehrgang, individuelle Lehrgangsnummer, Start- und Enddatum, Anmeldefrist, Anzahl Teilnehmer (Plätze) und der Lehrgangsort angegeben werden. Sofern du in den Dokumentvorlagen Dateien für die Lehrgangsinformation (PDF) oder die Begleitkarte (DOCX) hinterlegt hast, kannst du diese Dokumentvorlagen bei Lehrgangsanlage auswählen und als Kopie dem Lehrgang hinzufügen.

Sofern du den Lehrgang aus einer Vorlage erzeugst, werden beim Speichern die in der Vorlage hinterlegten Informationen (z.B. Lehrgangsvoraussetzungen) automatisch in den neu angelegten Lehrgang kopiert. Dies erspart aufwendig wiederkehrende Pflegearbeit.

Ist der Lehrgang angelegt, kannst du über die Schaltfläche „Platzvergabe“ direkt die Anzahl der Plätze für die untergeordneten Dienststellen zuweisen. Über die Schaltfläche „Teilnehmer & Details“ kommst du in die Detail Ansicht und kannst hier: Plätze verteilen oder zurückgeben, Teilnehmer anmelden oder die Details der Teilnehmer einsehen.  Ist die Platzvergabe abgeschlossen können Sie den Lehrgang über die Schaltfläche „+ Planung abschließen“ für alle Dienststellen sichtbar machen. Dienststellen, die Plätze im entsprechenden Lehrgang erhalten haben, werden dabei automatisch benachrichtigt und aufgefordert, den Lehrgangsplätzen Teilnehmer zuzuweisen oder aber die Lehrgangsplätze weiter zu geben.

Der Prozess der Lehrgangsplanung ist damit abgeschlossen.

Hinweis: In der Regel passiert die Lehrgangsplanung nur 1-2-mal pro Jahr. Alle von der Dienststelle angebotenen Lehrgänge werden dann hier angelegt und zentral eine Platzvergabe auf Basis der Lehrgangsbedarfe durchgeführt. Erst wenn die „Planung“ (Platzvergabe) für alle Lehrgänge abgeschlossen ist, werden diese freigegeben. So behält man je Lehrgang den Überblick über die gesamt zugewiesenen Lehrgangsplätze der jeweiligen Dienststellen.