Wie können wir helfen?
Prozesse
Im Bereich Prozesse können (Dienststellenübergreifende) Arbeitsabläufe individuell vorgegeben und somit transparent für alle nachverfolgt werden.
Vom einfachen Prozess innerhalb der Ortswehr (z.B. Beförderungsvorschlag) oder der Stadt/Gemeinde (z.B. Beschaffung, Einkleiden Mitglied inkl. Beschaffung) können auch sehr komplexe Prozesse (inkl. Unterprozesse) auf Kreisebene (z.B. Schadensmeldung an die FTZ) abgebildet werden.
Gerne unterstützen wir bei der Definition der Prozesse die im folgenden weiter beschrieben wird.
Die einfachste Form von Prozessen sind Aufgaben.
Das FWportal hat den Standardprozess „Aufgabe“ bereits vordefiniert. Wie diese benutzt werden, erfährst du hier.
Die Prozesse sind in das Benachrichtigungssystem integriert. Jeder Benutzer kann für sich individuell konfigurieren, wie er über für ihn relevante Prozesse informiert werden möchte.
Stammdaten – Prozessdefinition
Wähle als Erstes die Dienststelle, für die ein Prozess definiert werden soll. Wenn Prozesse auf der Stadt-/Gemeindeebene durchgeführt werden sollen und untergeordnete Dienststellen beteiligt werden sollen, müssen diese auch auf der Stadt-/Gemeindeebene angelegt werden.
Beispiel: Mitglieder einer Ortsfeuerwehr sollen einen Dienstreiseantrag stellen, der dann auf der Ortsebene vom Dienststellenleiter genehmigt wird. In einem weiteren Schritt soll der Gemeindewehrführer den Antrag genehmigen und als Abschluss soll der Antrag in der Gemeindeverwaltung bestätigt werden. Dieser Prozess muss auf der Gemeindeebene angelegt werden.
Mit der Schaltfläche +Neue Prozessdefinition erstellst du nun einen neuen Prozess.
Wähle eine aussagekräftige Bezeichnung und beschreibe den Prozess.
Aktuell ist der Prozesstyp immer „Standard“
Als Referenz kannst du „Mitglied“ wählen, wenn der Prozess einem Mitglied zugeordnet werden soll. (Beispiel: Vorschlag zur Beförderung)
Die Referenz „Inventar“ wählst du aus, wenn es um einen Gegenstand aus der Inventarverwaltung geht. (Beispiel: Antrag auf Ersatzbeschaffung oder eine Schadensmeldung)
In der anschließenden Prozessdefinition empfiehlt es sich zuerst die benötigten Felder zu beschreiben. Dies erfolgt im Reiter Felddefinition.
Mit der Schaltfläche +Neues Feld fügst du einen Eintrag hinzu. Dabei können Felder einer Gruppe (Freitext) zugeordnet werden. Wähle neben Name und Beschreibung des Feldes auch den Feldtyp aus. Dies erleichtert dem späteren Anwender das korrekte Füllen der Felder. Wenn du Werte als Auswahlliste vorgeben möchtest, kannst du dies im Feld „Feldwerte“ tun. (Beachte, dass der Feldtyp dann auf „Auswahlliste“ eingestellt sein muss.) Das System wird aus mit | getrennten Werten eine Drop-Down-Auswahlliste im Prozess erstellen. (Beispiel: Uniformjacke|Uniformhose|Hemd|Schirmmütze)
Beispiel | |||
Feldgruppe | Feldname | Beschreibung | Typ |
Antrag | geschätzter Neupreis | Währung (€) | |
Antrag | Beschaffungsgrund | Freitext | |
Beschaffung | Angebotspreis | Währung (€) | |
Beschaffung | Lieferant | Freitext |
Nun folgt die eigentliche Definition der Prozessschritte im gleichnamigen Reiter.
Mit der Schaltfläche +Neuer Prozessschritt fügst du einen Eintrag hinzu. Wähle eine aussagekräftige Bezeichnung und beschreibe den Prozess.
Beispiel | ||
Schritt | Prozessschritt | Beschreibung |
1 | Antrag | Der Gerätewart stellt einen Antrag auf Neubeschaffung eines Inventargegenstandes |
2 | Genehmigung | Der Ortswehrleiter genehmigt die Beschaffung |
3 | Genehmigung | Der Stadtwehrleiter genehmigt die Beschaffung |
4 | Finanzielle Prüfung und Beschaffung | Die Verwaltung prüft die finanzielle Machbarkeit und beschafft das Inventar |
Anschließend müssen jedem Prozessschritt die relevanten Dienststellen und Felddefinitionen zugewiesen werden. Dies erfolgt über die Stift Schaltfläche hinter dem jeweiligen Eintrag. Mit den Pfeil-Schaltflächen kann die Reihenfolge der Schritte angepasst werden. Wähle für jeden Prozessschritt aus, auf welcher Ebene er durchgeführt werden soll.
Beispiel | ||
Prozessschritt | Dienststellen | Felddefinition |
Antrag | Alle Ortsfeuerwehren | geschätzter Neupreis, Beschaffungsgrund |
Genehmigung | Alle Ortsfeuerwehren | keine |
Genehmigung | Stadtebene | keine |
Finanzielle Prüfung und Beschaffung | Stadtebene | Angebotspreis, Lieferant |
Um den Prozess nun in allen Dienststellen verfügbar zu machen, muss er mit der Schaltfläche Prozess veröffentlichen freigegeben werden. Während der Freigabe prüft das FWportal den Prozess auf Plausibilität und gibt entsprechende Hinweise.
Stammdaten – Berechtigungen (Prozessschritte)
Nachdem die einzelnen Prozessschritte und die dazugehörigen Dienststellen definiert wurden, müssen nun Berechtigungen vergeben werden, um die einzelnen Schritte ausführen zu dürfen. Dazu ist es notwendig, dass jede beteiligte Dienststelle jedem ihrer Prozessschritte mindestens eine Rolle zuweist. Zum Zuweisen von Rollen sind Admin-Berechtigungen notwendig.
Um eine Rolle zuzuweisen, klicke auf die Stift-Schaltfläche hinter dem jeweiligen Prozessschritt. In der folgenden Ansicht kannst du mit der Schaltfläche +Rolle zuweisen aus den vorhandenen Benutzerrollen auswählen. Hinweise zum Anlegen von Benutzerrollen findest du hier.
Ein Prozess kann erst gestartet werden, wenn allen Prozessschritten mindestens eine Rolle zugewiesen wurde!
Prozessübersicht
Menü: Aufgaben / Prozesse -> Übersicht oder Mein FWportal -> Meine Aufgaben
In dieser Ansicht findest du alle laufenden und abgeschlossenen Aufgaben und Prozesse.
Mithilfe der Filter kannst du die Auswahl auf bestimmte Status, Kategorien oder einzelne Prozesse einschränken.
Prozesse, in denen du selbst eine Aktion vornehmen musst, sind im Feld „Status“ gelb gekennzeichnet.
Prozesse, bei denen der gesetzte Termin überschritten ist, sind im Feld „Termin“ rot gekennzeichnet.
Mit der Schaltfläche Neu kannst du neue Aufgabe starten oder gelangst in die Übersicht aller verfügbaren Prozesse deiner Dienststellen.
Prozesse durchführen / Aufgaben erledigen
Um einen Prozessschritt durchzuführen, öffne die Details dieses Prozesses aus der Prozessübersicht.
Hier siehst du den aktuellen Bearbeitungsstand des Prozesses und den zuständigen Benutzer.
Du hast du nun die Möglichkeit die für diesen Schritt definierten Felder zu füllen, Dateianlagen hochzuladen und Bemerkungen einzusehen.
Um den Prozessschritt abzuschließen, nutze die Schaltfläche Bestätigen. Der Prozess wird dann einen Schritt weitergegeben bzw. im letzten Schritt abgeschlossen. Während der Bestätigung hast du die Möglichkeit Bemerkungen einzutragen. Diese werden am Prozess gespeichert und sind für alle Beteiligten einsehbar.
Außerdem kannst du einen Prozessschritt ablehnen. Der Prozess geht dann eine Stufe zurück.
Wenn du selbst den Prozess gestartet hast, hast du außerdem die Möglichkeit den Prozess abzubrechen.
Weiter kannst du aus einem Prozess untergeordnete Prozesse und Aufgaben starten.
Solange ein Prozessschritt offene Unterprozesse hat, kann dieser Schritt nicht bestätigt oder abgelehnt werden.
Wird ein Prozess vom Ersteller abgebrochen, werden auch alle dazugehörigen Unterprozesse und Aufgaben abgebrochen.
Weitere Informationen zu den Prozessen bekommst du in unseren Video Turtorials: